Top / Earth Day Organizers Guide / 009 Working With Volunteers


ボランティアとの連携

Whether you are working with an existing local group or wish to start a new Earth Day project in your community, you will need to recruit and manage a team of volunteers to accomplish your goals.

既に存在している地域団体と活動していくにしても、新しく地域にアースデー企画を発足させるにしても、自己目標を達成するためには、ボランティアチームを募り、育成していく必要がある。

★翻訳:上村美穂子

ボランティアを見つけよう

Finding Volunteers

Earth Day is an ideal opportunity for interested citizens who have never volunteered before. You just need to invite them! On some projects, volunteers do it all, including planning, logistics, execution, and follow-up.

The following guidelines will help you develop and maintain a strong volunteer team.

アースデイ企画は、今までにボランティア経験はないが、ボランティア活動に興味がある地域住民にとって絶好の機会です。彼らにただ声をかけるだけでいいのです。プロジェクトによっては、計画作り、実務業務、制作、進度管理を含め、すべてをボランティアが行うところもあります。以下の指導案は、しっかりしたボランティアチームを育成し、維持していくための手助けとなるはずです。


★翻訳:上村美穂子

招待枠を広げよう

Extending an Invitation
Invite as large a cross-section of your community as possible to your meeting. Make sure notices get posted in all areas of your community. You can usually arrange the use of a meeting space through local religious congregations, schools, libraries, or concerned businesses. Send a notice to local newspapers stating that you are going to hold an Earth Day organizing meeting at a certain time and place, and that everyone is invited to attend.
The key to success in finding volunteers is sending out invitations that cause people to respond. Methods of invitation include:

Person-to-Person (at meetings or by phone). If you can’t meet faceto-face, nothing beats a phone call!

Visual (flyers and/or posters in the mail, student post offices, stores, or businesses offices)

Media (newspapers, radio, and TV)

Newsletters

Email

Targeted mailing and/or spreading the word through a partner organization

Find out how people heard about your meeting by a show of hands: newspaper announcement, flyer, through a friend, radio PSA, etc. This is useful information about what methods are most effective for finding volunteers.

Remember―get the word out, and be accessible!

地域会合には、なるだけ多くの人々に声をかけ、地域全体に、掲示がなされているかきちんと確認しましょう。大抵、会合スペースは、地域の宗教集会場や、学校、図書館、それに事業関連設備を使用するよう手配ができます。アースデイが計画している会合が、何時にどこで開かれるかを述べた通知を地域の新聞等に送り、だれもが気軽に参加できる旨を伝えましょう。ボランティアを見つけるための成功の鍵は、招待を受けた人々がそれに答えてくれるというところにあります。
招待方法は以下の通りです:

人から人へ(会合や電話で)もし直接会えない場合は、電話ほどよい手はありません。

視覚(チラシやポスターの配布−自宅ポスト、学生郵便受け、店、会社)

メディア(新聞、ラジオ、テレビ)

ニュースレター

電子メール

組織パートナーを通して招待状を送りメッセージを広げる

この会合についてどのように知ったか(新聞、通知、ビラ、友人、PSAラジオなど)を手を挙げてもらって確認しましょう。これは、ボランティアを見つける際に、どの方法がより効果的かを知る上で役立つ情報となります。なるべく情報を広く流し、アクセス可能な状態にしておくことをお忘れなく。

★翻訳:上村美穂子

Meeting with Volunteers

Start each meeting by introducing yourself and welcoming the participants. If it’s a small meeting, ask everyone to do short introductions (for example, their names and a brief mention of what brought them to the meeting).

When possible, have a printed agenda ready to pass out, or post an agenda in large print on an easel.

Let participants know the plan for the meeting (for example, "First, I’m going to talk a little about Earth Day. Next, Susan will describe the projects we’re working on…")

Give attendees some background about your organization and project(s). Remember, some of them may have just recently heard about your group.

The next part of the meeting will depend on where you are in the planning stage. If you are just formulating plans, you can invite participants to brainstorm, encourage visionary thinking, and get a flow of ideas going. If you have developed a specific project or plan, present it at the meeting and ask for feedback. Be sure that if you ask for feedback, you are truly open to suggestions. Be responsive, and incorporate good ideas from the group whenever you can.

Signing Up People

At your meetings, always pass around a sign-up sheet for people to give their name, phone number, fax number, email address, and home address. Following the meeting, ask the volunteers to fill out an information form and sign up for specific tasks they are willing to take on. One way to do this sign-up is to write the names and brief descriptions of each task on pieces of paper and tape them up around the room, then let people sign themselves up.
To simplify and organize recruiting and tracking, use a volunteer information form. The form should include name, address, day and evening phone numbers, special skills and interests, and jobs and roles that the volunteer would like to take on. (See sample form in Appendix.) You may want to develop a working database of volunteers to match tasks to people’s skills.

委員会組織を立ち上げよう

Establishing Committees

Consider designating committees through which work can be divided up. Several different committees may emerge to work separately on projects that interest particular individuals. An events committee might work with a communications committee to produce a calendar on which all events and deadlines leading up to them might be posted. Once all activities and deadlines are listed, everyone can refer to the calendar to be clear about who is doing what, where, when, and why.

ボランティア活動を分担して行えるよう、部門ごとの委員会を構想してみましょう。各自の興味・関心に合ったプロジェクトに分かれて活動するとなれば、複数の委員会が立ち上がるかもしれません。例えば、イベント委員会がコミュニケーション委員会と共同でカレンダーを作成し、イベント日時やボランティア活動の期限を記入していくとします。カレンダーに全てのイベントと活動期限を網羅しておけば、活動中のプロジェクトとそれに関わっているメンバー、場所、日程、目的が一目で分かるようになる、というわけです。

★翻訳:矢菅 由紀子

皆に仕事を割り当てよう

The Importance of Specific Assignments

Be organized as you seek volunteers, and be prepared to offer specific assignments. One of the easiest ways to lose volunteers is to get them excited about a project and then not have a specific task ready for them to do. This word of caution, however, doesn’t mean that you must have all details worked out in advance; helping with planning is a substantial part of many volunteer tasks.

It is essential to have things defined clearly enough so that each person knows what s/he has agreed to do and when it needs to be done. Make sure every task has a target date for completion.

ボランティアを募る際、十分な計画を立て、各メンバーに決められた役割・仕事を割り当てられるよう準備しておきましょう。メンバーのやる気を奮い立たせておきながら、実際には彼らに与える仕事が用意できていない、というような状況は、ボランティア人員を失ってしまう原因の最たるものです。かと言って、活動計画を仔細まで綿密に立てておく必要はありません。ボランティアの皆さんに活動計画を立てるお手伝いをしてもらうこと自体も、立派なボランティア活動の一部だからです。肝心なのは、個々のメンバーがどの仕事を受け持っていて、いつまでに完了すべきなのかを把握できる程度にまで計画を立てておくことです。どの仕事にも忘れずに完了期限を設けましょう。

★翻訳:矢菅 由紀子

メンバーにも権限を与えよう

People volunteer because they want to make a difference and because they want to be involved in something bigger than themselves. A central tenet of Earth Day is that everyone can make a difference. Let volunteers contribute their own ideas. No one wants to be part of a team where they never get to have input. Whenever possible, incorporate volunteers’ ideas into the overall vision of your project.

One important tool for maintaining an energized, active volunteer base is acknowledgement. Acknowledge people’s contributions and their generosity in giving their time. You might also seek ways to thank your volunteers through dinners or parties, certificates, letters to their employers or school counselors, and public recognition.

If you have a volunteer coordinator, it will make this aspect of your work a lot easier. S/he must love people and love to be on the phone!

Assign the right person to any given task. Don’t try and talk a volunteer into doing a job that you sense s/he really doesn’t want to do; it probably won’t turn out well. In fact, be sure that volunteers have a chance to decline or back out of an agreement. Guilt is a very poor motivator.

世の中に変化をもたらしたい、自分よりも何か大きな団体に関わってみたい、という理由で人はボランティア活動に参加します。誰でも世の中に変化をもたらすことができる ─ これはアースデイの核となる信条でもあります。ボランティアの皆さんにはどんどんアイディアを出してもらいましょう。メンバーからのアイディアを全く取り入れないチームに参加したいと思う人はいません。可能な限り、メンバーの意見をプロジェクト全体の視野に取り入れましょう。

メンバーの貢献に感謝の意を表すことが、精力的で活発なボランティア基盤を維持するためのカギとなります。貴重な時間を惜しまずボランティア活動に割いてくれたメンバーの労を労いましょう。夕食会や打ち上げを催す、証書を渡す、メンバーの勤務先や学校の責任者に礼状を送る、表彰を行うなどの方法で、感謝の気持ちを示すのもよいでしょう。ボランティアコーディーネーター役を立てれば、この手のイベントが開催しやすくなります。コーディネーターの仕事は、社交的で電話での交渉が得意な人にぴったりです。

どの仕事にも適任な人材を選びましょう。無理やり仕事を押し付けるのは禁物です。押し付けたところで、良い結果は期待できないでしょう。メンバーには、一度引き受けた仕事でも辞退または断念してもよい、という選択肢を必ず与えましょう。罪悪感から引き受けた仕事に対し、やる気は沸かないものです。

★翻訳:矢菅 由紀子

活動予定表を作ろう

From the start be sure to create clear, achievable completion dates―set up your volunteers to succeed by allowing a fair amount of time to produce your desired results. Be sure to check in with your volunteers along the way to be certain everything is moving according to plan.
Know how much time you need, and for how long. Get commitments from your volunteers a few weeks or a month ahead of time, if possible. This allows you time to react and get replacements if something unexpected comes up.

活動開始時に、具体的で妥当な完了予定日を設定しておきましょう。メンバーがうまく作業をこなせるよう十分な時間を取り、活動を成功に導きましょう。
活動の過程で随時メンバーの様子を伺い、予定通りに作業が進んでいるかどうかを確認します。活動に必要な時間と期間をしっかり把握しておきましょう。可能であれば活動開始の数週間から1ヶ月ほど前に、メンバーとの約束を取り付けておくとよいでしょう。そうしておけば、何か問題が起こった時に焦らず対処でき、代理人を立てる時間も取れます。

★翻訳:矢菅 由紀子

状況確認…責任者を立てよう

Structuring teams or groups of volunteers makes the work more fun and can prevent burnout. However, it is important that one person be accountable for each task. This doesn’t mean s/he does all the work, only that s/he is responsible for seeing that the work gets done.
One way to keep things moving along is to assign task captains―perhaps more seasoned volunteers, or interns who know the organization well. They can be your eyes and ears for certain tasks, helping things move along more quickly. They can inform you when key tasks are completed, or when they may need some extra attention.

Be accountable yourself, and set a good model for your volunteers to be accountable. Be sure everyone is clear on tasks and delivery dates.

One line of thought holds that volunteers can’t be held accountable because they’re not paid. This thinking is a recipe for disaster. The volunteers you will be working with will respond well to being entrusted with responsibilities.

ボランティア内のチームまたはグループをうまく構成すれば作業が楽しくなり、働き疲れてやる気を無くしてしまった、などという状況も防ぐことができます。しかし、どの仕事にも責任者を1名づつ立てることを忘れないでください。責任者になった人が全ての仕事をこなすというわけではありません。責任者は、仕事が完了するまでの監視役となります。活動の流れを円滑にするために、作業リーダーを選出しましょう。リーダー役には、ボランティア経験の豊富な人か、組織の活動内容に通じたインターンが適任です。
リーダーは作業スピードを上げる手助けとなり、あなたの目や耳となって活動してくれます。リーダーには作業完了時や注意事項のある時に報告をしてもらいましょう。あなた自身が責任者となり良い手本を示すことで、他のメンバーにも責任を持って活動してもらいましょう。どんな作業をいつ実行するのか、メンバー全員がきちんと把握しているか必ず確認しておきます。

メンバーは無償で働いているので責任を持たせることはできない、という考えが頭をよぎるかもしれません。しかし、そういう考え方は最悪の事態を招きかねません。メンバーに責任を持たせ信頼してあげれば、彼らはその期待にしっかりと答えてくれるはずです。

★翻訳:矢菅 由紀子

ミーティングのコツ

Keep the meeting going.

Discussions have a tendency to get bogged down as people struggle to settle some minor point. If you sense this is happening, politely interrupt and ask the participants to speak with you after the meeting to resolve the issue at hand.

Ask for questions regularly

throughout the meeting.

Always thank or acknowledge participants for asking a question

("Thanks for asking," or "That’s a good question," etc.) Such acknowledgement opens up the group and encourages participation.

Leave about 15 minutes at the end

for questions and comments, so volunteers can further clarify or explore issues raised in the meeting.

(For more suggestions on how to run a good meeting, check out The Makings of a Good Meeting by Kevin Wolf, 724 N Street, Davis, CA 95616, 916/758-4211, kjwolf@dcn.davis.ca.us)

ミーティングの流れを止めないこと

誰かが指摘した些細な論点を突き詰めることにとらわれ、話し合いが滞ってしまうことがよくあります。そうなってしまったら、失礼にならない程度に話し合いを遮り、参加者にはミーティング後に意見を述べてもらうよう提案し、行き詰まりをその場で回避しましょう。

質問があるかどうか頻繁に確認すること

これはミーティング中、一貫して行います。

質問してくれた人に必ず感謝すること

(「質問ありがとうございます」「良い質問ですね」などという言葉を使って)質問者に感謝の気持ちを示すことにより、ミーティングが開放的で、参加しやすい雰囲気になります。

終了後に15分ほど時間を取ること

質問や意見を受け付ける時間を設ければ、ミーティング中に持ち上がった問題点を具体化し、再検討することができます。

(ミーティングのコツをさらに詳しく知りたい方は、ケヴィン・ウルフ氏の”The Makings of a Good Meeting”を参考にしてみてください。連絡先:724 N Street, Davis, CA 95616, 916/758-4211, kjwolf@dcn.davis.ca.us)

★翻訳:矢菅 由紀子


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Last-modified: Tue, 21 Feb 2017 17:52:21 JST (32d)
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